ABACUS allprojects

Wandel und Wachstum erfordern ein methodisches Vorgehen bei der Ausgestaltung von standardisierten Arbeitsprozessen und skalierbaren Strukturen. ABACUS allprojects integriert und harmonisiert Geschäftsprozesse: die Grundlage für eine effiziente Projekt- und Unternehmenssteuerung.
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Ein System, viele Vorteile

Trotz genauer Planung begleiten Unabwägbarkeiten und Widerstände viele (Bau-)Projekte. Ein professionelles Projektmanagement und eine systematische Projektsteuerung sind darum unabdingbar für eine zuverlässige Abweichungsdiagnose und wirksame Steuerungsmaßnahmen, die das Projekt auf Kurs halten.

Erfolgreich mit System

Durchgängige Gesamtlösungen wie ABACUS allprojects schaffen die Basis für erfolgreiche Geschäftsprozesse und vernetzte Zusammenarbeit. Die kaufmännische Lösung deckt durch ein breites Angebot an Modulen die vielfältigen Anforderungen von Unternehmen lückenlos ab. Durch eine übergreifende Harmonisierung der Prozess- und Systemlandschaft können Optimierungspotenziale identifiziert und entsprechende Maßnahmen initiiert werden.

  • Einfach erweiterbar

    Die modular aufgebaute Software wächst mit Ihrem Unternehmen: Anpassungen an veränderte Anforderungen und Geschäftsprozesse können flexibel gestaltet werden, die Anzahl der Benutzer lässt sich dynamisch skalieren und die Lösung kann um zusätzliche Komponenten erweitert werden.

  • Freiheit und Flexibilität

    Die vollständig webbasierte ERP-Software ermöglicht einen flexiblen, standortunabhängigen Zugriff auf das System. ABACUS bietet flexible Bereitstellungsoptionen und Finanzierungsmodelle: Sie können die Lösung lokal auf firmeneigenen Servern oder extern in einem Rechenzentrum betreiben. Sie haben die Wahl zwischen Investitionskosten und laufenden Betriebskosten.

  • Investitionsschutz inklusive

    ABACUS steht seit über 30 Jahren für innovative Software: Allein das Entwicklerteam besteht aus rund 130 Programmierern. ABACUS Software wird kontinuierlich weiter entwickelt und an technologische Neuerungen oder Gesetzesänderungen angepasst. Dank regelmäßiger Updates und einem jährlichen Upgrade auf das nächste Release sind ABACUS Anwender*Innen immer auf dem neuesten Stand.

ABACUS allprojects synchronisiert Abläufe und optimiert Geschäftsprozesse – vom Angebot bis zur Rechnungsstellung, von der Projektplanung bis zum Projektcontrolling, von der Leistungserfassung bis zur Lohnbuchhaltung. Ohne Medienbrüche, Mehrfacheingaben oder Datenverlusten: gerade der oft enorme manuelle Datenbearbeitungs- und Prüfaufwand belastet die internen Ressourcen und schmälert somit die Marge.

Highlights

ABACUS allprojects vereinfacht Arbeitsabläufe, harmonisiert Geschäftsprozesse und schafft eine einheitliche Informationsbasis für projekt- und entscheidungsrelevante Themen.

ABACUS Mitarbeiterportal

Das ABACUS Mitarbeiterportal ist ein Employee- bzw. Manager-Self-Service-Portal: damit erhalten alle Mitarbeitenden ortsunabhängigen Zugriff auf ihre persönlichen Daten und können diese selbst verwalten. Vorgesetzten bietet das Portal als Manager Self-Service umfassende Auswertungsmöglichkeiten von Mitarbeiterdaten. Darüber hinaus stehen individualisierbare Dashboards mit unternehmensrelevanten Kennzahlen zur Verfügung.

Business Intelligence

Die Auswertung von Leistungskennzahlen (KPI) liefert schnelle Antworten zu zentralen Fragestellungen. Mit dem flexiblen Management Cockpit kann das Controlling ungenutzte Potenziale identifizieren, Zusammenhänge erkennen und Chancen nutzen.

Automatisierte Abrechnungen

Vollständige, prüffähige Rechnungen können per Knopfdruck erstellt werden. Als integriertes System führt ABACUS dafür automatisch alle projektrelevanten Daten zusammen. Mit tagesaktuellen Informationen zu Leistungs- und Abrechnungsständen, Profitabilität und Kapazitätsauslastung haben Sie Ihr Geschäft im Griff.

Lösung im Detail

Das Gesamtlösungspaket ABACUS allprojects wurde so konzipiert, dass es alle Funktionen für eine sichere Projektsteuerung abdeckt: Für durchgängige Geschäftsprozesse vom Angebot über die Auftragsabwicklung bis zur Abrechnung und Auswertung.

Grundausstattung

Die integrierte Lösung vereint zentrale Funktionen für eine sichere Projektsteuerung über alle Projektphasen hinweg: Vom Angebot über Auswertungen bis zur Abrechnung, von der Planung bis zum Projektcontrolling. Strukturierte und standardisierte Prozesse senken den Verwaltungsaufwand, minimieren die Administrationskosten und steigern die Effizienz.

  • Honorarermittlung und Angebot

    Angefragte Leistungen und Kosten können exakt und einfach kalkuliert werden: nach HOAI, Pauschalen, Aufwand oder freien Leistungsverzeichnissen. Besondere Leistungen wie Pauschalhonorare, Nachweisleistungen oder fest vereinbarte Einzelpreise bildet das System ebenso ab Zu- und Abschläge.

    Die Aufwandskalkulation als Instrument zur Honorarfestlegung und Planung schafft Kostensicherheit. Nebenkosten lassen sich nach Aufwand verrechnen oder pauschal veranschlagen. Die integrierte DIN 276 ermöglicht die Ermittlung der anrechenbaren Kosten und ist damit die Ausgangsbasis für die Honorarermittlung.

    Mithilfe von Musterverträgen können Angebote zeitsparend erstellt werden. Diese enthalten firmenspezifische Angaben wie Kosten- und Verrechnungssätze, Leistungsarten und Zugriffsrechte, die für ein neues Angebot übernommen werden. Selbst diffizile Honorarverträge, die häufiger gestellt werden, können hinterlegt werden.

  • Projektplanung

    Mit ABACUS allprojects lassen sich alle Leistungsphasen in Arbeitspakete aufteilen oder zusammenfassen. Einzelne Projektphasen können Sie mithilfe von Arbeitspaketen auf der Zeitachse planen. Das Gantt-Diagramm zeigt die gesamte Projektplanung mitsamt den gesetzten Meilensteinen an.

    Mithilfe der Detailplanung arbeiten Sie einen differenzierten Ressourcenplan auf Mitarbeiterebene aus. Die Mitarbeiter-Einsatzplanung unterstützt Sie dabei, Ihre Ressourcen effektiv zu managen. Verknüpft mit dem ABACUS Reporting haben Sie stets eine aktuelle Kapazitätsplanung und so jederzeit die Auslastung im Blick. Auswertungen geben detailliert Auskunft zu Arbeitszeiten und über Leistungsnachweise.

    Ein zentrales Instrument des Projektmanagements stellen die Zahlungspläne dar: damit können sämtliche Zahlungseingänge terminiert werden. Der Zahlungsplan eines Projekts führt Zeitpunkte, die Höhe und die Debitoren aller vorgesehenen Zahlungen auf und bestimmt damit den Liquiditätsplan.

  • Nachtragsmanagement

    In der Praxis werden nicht selten unbezahlte Zusatzleistungen erbracht: Der Preis dafür ist hoch und geht zu Lasten der eigenen Projektergebnisse und des gesamten Projekterfolgs. Durch die Etablierung eines effektiven Nachtragsmanagements gehören Verluste bzw. Fehlbeträge der Vergangenheit an.

    ABACUS allprojects ermöglicht die Erfassung von Nachträgen in jeder Projektphase. So wird sichergestellt, dass jede erbrachte Leistung dokumentiert und abgerechnet werden kann. Wenn eine zusätzliche Leistung erbracht werden muss, kann diese im System als Pauschale, Nachweisleistung oder in Form eines Zuschlags erfasst werden.

    Daraufhin können Nachträge in der Leistungserfassung eingetragen und in der Abrechnung ausgewiesen werden. Damit die Prüffähigkeit der Nachträge jederzeit gewährleistet ist, können diese mit Kommentaren in der Leistungserfassung versehen werden; sämtliche Nachträge lassen sich separat abrechnen.

  • Fremdleisterverwaltung

    Mit der Fremdleisterverwaltung organisieren Sie die Vergabe von einzelnen Leistungsphasen oder Teilleistungsphasen an Subunternehmen und behalten die Fremdkosten im Blick: Auswertungen liefern einen schnellen Überblick, welche Fremdleistungen beauftragt und welche bereits erbracht wurden, welche Bestellungen offen sind und ob sich die Kosten im Budgetrahmen bewegen.

    Managen Sie mit der ABACUS Fremdleisterverwaltung sämtliche Aufträge an externe Dienstleister einfach und nachvollziehbar. Zu vergebende Leistungen, prozentuale Anteile mehrerer Subunternehmen, Sicherheitseinbehalte oder Koordinationsabzüge werden direkt auf den Projekten definiert und als Vergabe in die Bestellabwicklung übermittelt.

     

  • Leistungserfassung

    Um Kosten, Budget und Leistungsstände immer im Blick zu behalten, ist eine konsequente Projektdokumentation unverzichtbar. Mit der integrierten, klar strukturierten Leistungserfassung werden nicht nur Arbeitszeiten präzise dokumentiert: über die ebenfalls hier geführten Mitarbeiterstammdaten werden Zeitkonten, Leistungsnachweise und die Urlaubsverwaltung organisiert. Das Programm ermöglicht die vollständige Erfassung aller Leistungen, Spesen und Reisekosten sowie Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit.

    Die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit erbrachter Leistungen bildet die Basis für prüffähige Rechnungen. Einmal im System erfasste Leistungen gehen nicht mehr verloren und werden zur Abrechnung vorgeschlagen. Der beigefügte Leistungsnachweis enthält alle wesentlichen Angaben zu erbrachten Nachweisleistungen und zu Reisekosten. Während der Projektabwicklung können (Abschlags-)Rechnungen für teilfertige Leistungen problemlos per Knopfdruck erstellt werden.

    Über die Zeitkonten lassen sich einfache wie komplexe Arbeitszeitmodelle abbilden und ein Gleitzeitsaldo führen. Die individuell angelegten Konten definieren Regeln zu Wochenarbeitszeit, Überstunden, Wochenend- oder Nachtzuschlägen. Die entsprechend eingestellten Regelwerke stellen eine korrekte Lohnabrechnung sicher und entlasten Sachbearbeiter durch automatisierte Berechnungen.

  • Rechnungsstellung und Forderungsmanagement

    Vollständige, prüffähige Rechnungen können per Knopfdruck erstellt werden. Das integrierte System verknüpft automatisch alle projekt- und abrechnungsrelevanten Informationen, die sich auf den entsprechenden Vertrag beziehen. ABACUS allprojects rechnet neben den auf den Arbeitspaketen erbrachten Leistungen mit verifiziertem Leistungsstand auch alle bis zum Rechnungsstellungsdatum erbrachten Nachweisleistungen, Pauschalen – und sofern abrechenbar – die kumulierten Reisespesen ab.

    Erstellte Rechnungen werden automatisch in der elektronischen Ablage hinterlegt und im integrierten Forderungsmanagement als offene Posten geführt. Im Programm Forderungsmanagement können Zahlungseingänge erfasst und offene Posten kundenspezifisch gemahnt werden.

  • Auswertung und Projektcontrolling

    Jederzeit verfügbares, tagesgenaues Datenmaterial über Projekte, Aufwände, Erlöse und Profitabilität zählt zu den Schlüsselfaktoren erfolgreicher Unternehmen. Mit den flexiblen ABACUS Auswertungen müssen Sie nicht erst umständlich Daten aufbereiten oder diverse Formate zusammen führen. Das dynamische Reporting erzeugt alle erforderlichen Auswertungen mit beliebigem Detaillierungsgrad in Echtzeit.

    Tagesaktuelle Informationen zu Leistungs- und Abrechnungsständen, Profitabilität und Kapazitätsauslastung halten Sie auf dem Laufenden. Das ABACUS Reporting bietet ein präzises und aktuelles Porträt: vom Projektstatus bis zur Gesamtleistung des Unternehmens. Berichte und Analysen können systemweit versendet werden: bestimmte Gruppen, Abteilungen oder Personen des Unternehmens erhalten so automatisch wichtige Informationen.

  • Adressverwaltung (CRM)

    Mit dem integrierten Adressmanagement (CRM) steuern Sie systematisch alle für das Unternehmen relevanten Beziehungen zu Kunden, Partnern, Subunternehmen oder freien Mitarbeitern. Die Adressverwaltung schafft zahlreiche Synergien für ein vernetztes Arbeiten und strukturierte Arbeitsabläufe. Jede Interaktion im Zusammenhang mit Interessenten oder Kunden ist nachvollziehbar – von der Adresserfassung über die Angebotsphase bis zum Projektabschluss.

    – Kontakt- und Terminmanagement
    – Serienbriefe und Serien-E-Mails
    – Zentrale Aufgabenverwaltung
    – Verkaufschancen* überwachen

    *Als Verkaufschance bezeichnet man die Möglichkeit, einen Interessenten für ein Produkt oder eine Dienstleistung in einen tatsächlichen Kunden zu verwandeln.

Optionale Module

Für erfolgreiche Geschäftsprozesse, optimierte Abläufe und eine einfache Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg – inklusive Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Personalmanagement. Flexibel skalierbar und individuell anpassbar.

  • Business Intelligence

    Das integrierte Business Intelligence Tool ermöglicht eine moderne, graphische Datenvisualisierung. Die Auswertung von Leistungskennzahlen (KPI) liefert schnelle Antworten zu zentralen Fragenstellungen, Diagramme zeigen Abweichungen auf einen Blick an. Die Drill-Down-Technologie ermöglicht eine Untersuchung von Daten bis zum Ursprungsbeleg. Neben zahlreichen Standardauswertungen können sämtliche Datenbankfelder der ABACUS Software für individuelle Analysen herangezogen werden. Mit dem flexiblen Management Cockpit kann das Projektcontrolling ungenutzte Potenziale identifizieren, Zusammenhänge erkennen und Chancen nutzen. Für die mobile Datenanalyse kann das BI-Tool auch per App genutzt werden.

    Projektsteuerung Software

  • Dokumentenmanagement

    Mit dem integrierten ABACUS Dokumentenmanagement ordnen Sie alle relevanten Unterlagen direkt dem jeweiligen Vorgang zu. In der Datenbank können Dokumente und E-Mails abgelegt werden. Diese stehen systemweit zur Verfügung und lassen sich mit dem lokalen Anwendungsprogramm öffnen und bearbeiten. Die dort abgelegten Informationen werden in die tägliche Sicherung mit einbezogen; buchungswirksame Dokumente werden revisionssicher archiviert. Dank der elektronischen Ablage haben Sie immer die richtige Information zur richtigen Zeit griffbereit.

  • Finanzwesen

    Erfolgreiche Firmen haben ihre unternehmensweiten Finanzprozesse im Griff. Sie können jederzeit ihre finanzielle Lage beurteilen, den wirtschaftlichen Erfolg lenken und neue Potenziale identifizieren.

    Die Finanzbuchhaltung umfasst alle Funktionen, die für einen schlanken Prozess notwendig sind: von der Rechnungsdigitalisierung über das Speichern, Erfassen und Verteilen bis hin zu Rechnungsfreigabe und Zahlungsausgang. Eine Rechnung wird im gleichen Schritt für die Erfolgsrechnung, für das Projektcontrolling und die Kostenrechnung gebucht. Durch Genehmigungsworkflows können Rechnungen von allen Verantwortlichen komfortabel bearbeitet und freigegeben werden.

    – Flexibles Reporting mit vordefinierten Berichten im Standardumfang
    – Standardanalysen zur Unternehmensrentabilität, Finanzkraft und Unternehmenserfolg
    – Drill-Down-Funktion: vom Bericht bis auf Belegebene
    – OP-Management und kundenspezifisches Mahnwesen
    – Automatisierung im Rechnungseingang
    – DATEV-Schnittstelle zur Übermittlung aller Buchhaltungsdaten
    – Abbildung von Multi-Gesellschaftsstrukturen
    – Jahresabschluss mit E-Bilanz
    – Optional erweiterbar um eine Kosten- und Leistungsrechnung

    Offene Posten und Mahnungen
    Die gestellten Ausgangsrechnungen sind online in der Finanzbuchhaltung abrufbar. Alle relevanten Informationen zu unbezahlten Rechnungen, Rechnungskürzungen, Verrechnungen und Mahnstatus liefert das Offene-Posten-Management. Mit dem integrierten Mahnwesen können überfällige Rechnungen geprüft und in den Mahnlauf übergeben werden; Fälligkeitsanalysen liefern die notwendigen Informationen zu Liquiditätszuflüssen.

    Anlagenbuchhaltung
    Mit der Applikation sind Sie jederzeit über Wertefluss und Investitionsstand informiert: wahlweise aus dem Blickwinkel des Handels- und Steuerrechts, der Kostenrechnung oder internationalen Richtlinien. Tagesaktuell, flexibel und inklusive Sonderabschreibungen.

    Kostenrechnung
    Egal ob Projekt- oder Ist-Kostenrechnung: die flexible Gestaltung nach Bedarf ermöglicht ein ertragsorientiertes Kostenmanagement. Mit ABACUS lassen sich verschiedene Stufen der Kostenrechnung (Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger) abbilden. Ein flexibles Reporting unterstützt Sie dabei, Ihre spezifische Deckungsbeitragsrechnung aufzubauen.

    Geschäftsbereiche
    Die Option Geschäftsbereiche ermöglicht die flexible Abbildung Ihrer Organisationsstruktur – bis hin zur Bilanz nebst Gewinn und Verlust pro Tochtergesellschaft oder Arbeitsgemeinschaft. Die zentrale Stammdatenhaltung sorgt für einen homogenen Datenbestand über die gesamte Organisation oder den Unternehmensverbund hinweg – eine Doppelerfassung erübrigt sich damit. Unternehmen mit mehreren rechtlich und/oder organisatorisch selbstständigen Einheiten können diese – je nach Bedarf – isoliert oder zusammengefasst auswerten. Vergleiche und Konsolidierungsprozesse können ohne eine sonst notwendige Überleitung erfolgen.

    ELSTER und E-Bilanz
    Damit kommen Sie Ihrer Meldepflicht beim Finanzamt schnell und einfach nach: senden Sie Umsatzsteuervoranmeldung und Jahresmeldung direkt digital an das ELSTER-Portal. Mit der integrierten E-Bilanz erstellen Sie komfortabel Ihren Jahresabschluss: Taxonomien und Pflichtfelder vereinfachen den elektronisch zu übermittelnden Abschluss.

    Reporting
    Betriebswirtschaftliche Auswertungen und Analysen bilden die Basis für fundierte Entscheidungen. Die Finanzbuchhaltung bietet ein individuelles, ausführliches und agiles Berichtswesen. Sämtliche Auswertungen werden in Echtzeit erzeugt. Umsatzanalysen zeigen auf einen Blick, welche Bereiche besonders erfolgreich sind, Auswertungen zu Gemeinkosten und Kennzahlen geben Auskunft über das Unternehmen und dessen Gewinnsituation. Liquiditäts- und Cash-Flow-Analysen liefern wichtige Auskünfte über die finanzielle Lage des Unternehmens.

  • Personalwesen

    Mit dem ABACUS Personalwesen etablieren Sie standardisierte und durchgängig digitalisierte Prozesse: das entlastet die gesamte Personalverwaltung nachhaltig. Redundante Eingaben gehören dank eines zentralen Personalstamms der Vergangenheit an. Das Modul verbessert durch sinnvolle organisatorische Strukturen und Workflows das Personalmanagement. Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert und eine zentrale Datenverwaltung sorgt für stets verfügbare, aktuelle Informationen.

    Bewerbermanagement
    Mit Hilfe des Bewerbermanagements kann der gesamte Bewerbungsprozess von der Stellenausschreibung, der Bearbeitung und Beurteilung von Bewerbungseingängen bis zur Bewerberauswahl, beschleunigt und verschlankt werden. Durch Einbindung des ABACUS Jobportals können Stellenausschreibungen schnell und einfach auf Ihrer Homepage publiziert werden. Eingehende Bewerberdaten fließen dann direkt ins System. Wird eine vakante Position erfolgreich besetzt, so können die Bewerberdaten auf Knopfdruck in den Mitarbeiterstamm transferiert werden. Eingehende Bewerberdaten fließen dann direkt ins System. Wird eine vakante Position erfolgreich besetzt, so können die Bewerberdaten auf Knopfdruck in den Mitarbeiterstamm transferiert werden.

    Skills-Management
    Das Wissensmanagement unterstützt Sie bei der optimalen Nutzung des vorhandenen Wissens und der kontinuierlichen Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter, damit Sie flexibel auf neue Herausforderungen reagieren können. Sie können erworbene Skills und Kompetenzen der Mitarbeiter eintragen und auswerten. Ausbildungspläne und geplante Schulungen können angelegt und verfolgt werden.

    Gegenstandsverwaltung
    Mit der Gegenstandsverwaltung katalogisieren und verwalten Sie Objekte wie Schlüssel, Fahrzeuge oder Parkplätze aber auch Telefonnummern oder Internetzugänge Durch die papierlose Administration ist jederzeit nachvollziehbar, wo sich ein Gegenstand befindet und welche noch zu vergebenden verfügbar sind. Die Funktion kann direkt mit der Anlagenbuchhaltung verknüpft werden.

  • Lohnbuchhaltung

    Mit dem GKV/ITSG-zertifizierten Modul Lohn gestalten sich die monatlichen Abrechnungen sicher, einfach und immer gesetzlich aktuell. Ein integriertes elektronisches Meldewesen vereinfacht den Abrechnungsprozess. Durch umfangreiche Funktionen können Lohnarten flexibel an verschiedene Anforderungen angepasst werden.

    – Automatische Berücksichtigung gesetzlicher Besonderheiten
    – Unkomplizierte Aktivierung neuer Krankenkassen
    – Archivierungsmöglichkeit
    – Digitale Lohnschnittstelle gemäß GDPdU

    Dank automatisierter Rückrechnungen werden reaktive Zahlungen oder Änderungen termingerecht ausgeführt. Eine Übersicht unterstützt Sie beim Monatsabschluss. Automatische Updates und Plausibilitätsprüfungen halten Ihre Stammdaten immer aktuell.

    Hoher Automatisierungsgrad
    Die Lohnverarbeitung umfasst die periodisch wiederkehrenden Arbeiten für die Auszahlung der Löhne und Gehälter. Dazu gehören die Vorerfassung periodischer Daten, die Abrechnung und Korrektur der Löhne, die Auszahlungen und das Versenden von Lohnabrechnungen.

    Dabei ist vor allem ein hoher Automatisierungsgrad maßgebend. Während innerhalb weniger Minuten tausende von Lohnabrechnungen erstellt werden, können Sie trotzdem in die laufende Abrechnung eines Mitarbeitergehalts eingreifen und Korrekturen vornehmen. Automatisierte Korrekturmöglichkeiten im Sinne einer Rückrechnung vergangener Perioden sind ebenfalls möglich.

    Benutzerdefinierter Lohnartenstamm
    Das Programm zur Verwaltung der Lohnarten ist flexibel, bietet detaillierte Informationen, eine klare Struktur und einen transparenten Aufbau. Die ABACUS Software lässt sich flexibel konfigurieren: Die Definition der Lohnarten erfolgt vollständig menügesteuert und setzte keine speziellen Kenntnisse komplexer Formeldefinitionen voraus. So sind Anwender nach einer kurzen Schulung in der Lage, Lohnarten selbst zu verwalten und zu ergänzen.

    Flexibles Reporting
    Neben Lohnabrechnungen, Auszahlungslisten und Buchungsbelegen lassen sich aus über siebzig verschiedenen Journalen und Listen abgerechnete, periodische oder kumulative Daten auswerten. Mit der Lohnsoftware können Word-Dokumente über die Serienbrieffunktion exportiert und amtliche Formulare mit der integrierten PDF-Funktion ausgefüllt werden. Funktionen wie diese und ein ausgeklügeltes Zugriffsschutzsystem sorgen für Effizienz, Einfachheit und Sicherheit.

    Dynamisches Duo
    Mit den beiden Modulen Lohn und HR erhalten Unternehmen ein flexibel einsetzbares Werkzeug, mit dem sowohl die Lohnbuchhaltung als auch Bewerbermanagement-Prozesse sinnvoll abgedeckt werden können. Der Personalführung steht damit nicht nur ein Abrechnungssystem für die Auszahlung von Gehältern zur Verfügung, sondern eine integrierte, umfassendes Gesamtlösung.

Effizientes Bewerbermanagement

Strukturierte Recruiting-Prozesse und ein exzellentes HR-Management sind ein entscheidender Erfolgsfaktor im hart umkämpften Bewerbermarkt. Das ABACUS Bewerbermanagement vereinfacht das Verfahren für alle Beteiligten und beschleunigt die Bearbeitungszeiten erheblich. Das HR-Modul bildet alle Phasen des Recruiting-Prozesses einfach und präzise ab: von der Stellenausschreibung bis zu der Übernahme in den Personalstamm.

Schlanke Prozesse

Sämtliche Schritte werden automatisiert – von der Stellenausschreibung über die Verwaltung von Dokumenten bis zur Einstellung neuer Mitarbeiter und deren Übernahme in den Personalstamm. Ein effizientes Bewerbermanagement beginnt mit kurzen Reaktionszeiten: Eine Sterne-Bewertung verbessert die Vorauswahl und beschleunigt Vertragsabschlüsse durch schnelle Antworten und gezielte Einladungen.

Profil zeigen

Ein überzeugender Außenauftritt ist der erste Eindruck im umkämpften Bewerbermarkt. Im ABACUS-Karriereportal können Unternehmen ihre Stellenangebote veröffentlichen. Das Jobportal kann einfach und schnell auf der Firmenwebsite integriert werden; der gesamte Recruiting-Prozess lässt sich individuell anpassen und mobil steuern.

Digitale Personenakte

Die Verknüpfung mit der ABACUS Personalverwaltung sorgt für einen durchgängig papierlosen, strukturierten Bewerbungsprozess, verkürzt die Reaktionszeiten und vereinfacht den Auswahlprozess. Bewerbungsunterlagen und Beurteilungen können zwischen HR und Linienverantwortlichen direkt ausgetauscht sowie rechtssicher und DSGVO-konform abgelegt werden. Für Sicherheit und Kontrolle sorgt ein rollenspezifischer Zugriffsschutz.

Mobiles Management

Neue Technologien verändern tradierte Arbeitswelten: sie schaffen Flexibilität und vereinfachen administrative Abläufe. Mit der ABACUS App AbaCliK (iOS und Android) begegnen Sie den Herausforderungen einer modernen, agilen Arbeitswelt und vernetzen Wertschöpfungsprozesse effektiv. Mit dem mobilen Aufgaben- und Leistungsmanagement von ABACUS haben Sie auch von unterwegs Zugriff auf aktuelle Daten.

AbaCliK für Smartphones

AbaCliK unterstützt, digitalisiert und vereinfacht Spesen-, Leistungs- und ESS-Prozesse: Angaben dazu können mit der App auch offline mobil erfasst und später synchronisiert werden. Die App ist kostenlos, erfordert keine Registration und enthält keine Werbung. Erst für die Synchronisation mit der ABACUS Software fallen Gebühren an.

  • Spesen erfassen

    Spesenerfassung ohne Zettelwirtschaft: Mit AbaCliK können Sie Belege fotografieren und mit Angaben wie Spesenart, Projekt, Zahlungsart oder Kommentar versehen. Belege werden durch die Software digital signiert und müssen nicht mehr aufbewahrt werden.

  • Arbeitszeit erfassen

    Die Leistungserfassung ermöglicht es, geleistete Arbeitsstunden, gefahrene Kilometer und weitere Arbeiten mobil auf Projekte oder Kunden zu erfassen. Die Leistungen können manuell, über einen Timer oder mittels Barcode erfasst werden.

  • Mobile Freigabeprozesse

    AbaCliK ermöglicht die Kontrolle und Freigabe von Kreditorenrechnungen, Spesenanträgen und Abwesenheiten über die integrierte Aufgabenfunktion. Mit der integrierten Visumskontrolle werden Freigabeprozesse beschleunigt.

AbaClocK – Die digitale Stempeluhr

Mit AbaClocK erfassen Angestellte Ihre Arbeitszeiten schnell und einfach. Ein oder mehrere stationäre iPads dienen als Terminal. Dort melden sich die Mitarbeitenden mit einem Badge an und ab und registrieren so ihre Präsenzzeiten und Pausen.

  • Arbeitszeiten im Überblick

    Mitarbeitende melden sich mit einem Badge beim AbaClocK Terminal an und ab und erfassen so ihre Arbeitszeiten und Pausen. Die Identifikation am Terminal erfolgt mittels RFID-Ausweiskarten. Der Mitarbeitende sieht auf dem Terminal von AbaClocK seine aktuelle Soll-, Arbeits- sowie Gleitzeit und Urlaub. Dadurch behalten die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten im Überblick.

  • Anwesenheitsliste

    Werden die Zeiten mit der ABACUS Business Software synchronisiert, steht eine Anwesenheitsliste zur Verfügung. Sobald sich ein Mitarbeitender mit seinem Badge anmeldet, ist in der ABACUS Software sofort ersichtlich, dass die Person anwesend ist.

Intelligente Zeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung per Stempeluhr gilt als Relikt vergangener Zeiten. Die digitalisierte Form der „Stechuhr“ kommt gleichwohl vielerorts zum Einsatz. Mit der intelligenten ABACUS Zeiterfassungs-Plattform lassen sich sämtliche Leistungen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten mobil wie stationär und ebenso einfach wie schnell erfassen.

Jederzeit und überall

Mit der mobilen App AbaCliK, den stationären AbaClocK Terminals und den Erfassungsmöglichkeiten über das browserbasierte MyAbacus-Mitarbeiter-Portal können Arbeitszeiten, Leistungen und Abwesenheiten jederzeit und überall festgehalten werden. Die Plattform gibt unmittelbar Auskunft über Arbeits- und Gleitzeiten, Überstunden, Urlaub oder Krankheit. Über Zeitkonten lassen sich einfache wie komplexe Arbeitszeitmodelle abbilden und ein Gleitzeitsaldo führen. Die entsprechend eingestellten Regelwerke stellen eine korrekte Lohnabrechnung sicher und entlasten Sachbearbeiter durch automatisierte Berechnungen.

Auf einen Blick

Mobil erfasste Daten werden automatisch mit dem System synchronisiert, Mehrfacheingaben sind damit passé. Einmal im System erfasste Leistungen gehen nicht mehr verloren und werden zur Abrechnung vorgeschlagen. Der beigefügte Leistungsnachweis enthält alle wesentlichen Angaben zu erbrachten Nachweisleistungen und zu Reisekosten. Vorgesetzten stehen sämtliche Daten in Echtzeit und für Auswertungen zur Verfügung. Die Erfassung von Arbeitszeiten gilt als personenbezogene Erfassung von Daten und wird DSGVO-konform per rollenspezifischen Zugriff geregelt.

Übergreifende Plattform

Die ABACUS Zeiterfassungs-Plattform unterstützt Mitarbeitende während des gesamten Tagesablaufs dank einfacher und mobiler Nutzung: Ein Mitarbeiter kommt morgens ins Büro und stempelt per Badge im AbaClocK-Terminal ein. Für die Zeit über Mittag mit anschließendem Kundenbesuch nutzt er die mobile App AbaCliK, um seine Zeiten zu dokumentieren. Zurück im Büro „stempelt“ er für den Feierabend über das AbaClocK-System aus. Zuhause angekommenen prüft er im MyAbacus Mitarbeiter-Portal die erfassten Zeiten seines Teams.

Case Studies

Weitere Produkte

Personalmanagement

Die flexibel einsetzbare Software umfasst mehrere Module und unterstützt umfassend die gesamte Personaladministration.

ZUM PRODUKT
  • HR-Management
  • Mitarbeiterportal
  • Lohnbuchhaltung

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