ABACUS allprojects

Die integrierte, vorkonfigurierte Gesamtlösung vereint zentrale Funktionen für eine sichere Projektsteuerung über alle Projektphasen hinweg. Durch strukturierte und standardisierte Geschäftsprozesse können Effizienzeffekte erzielt werden.
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Ein System, viele Vorteile

Durchgängige Gesamtlösungen wie ABACUS allprojects schaffen die Basis für synchronisierte Geschäftsprozesse, vernetzte Zusammenarbeit und transparente Abläufe: ohne Medienbrüche, Mehrfacheingaben oder Datenverlusten. Durch die Harmonisierung der Prozess- und Systemlandschaft werden Potenziale identifiziert und Effizienzeffekte realisiert.

  • Vernetzte Prozesse

    ABACUS allprojects verknüpft betriebswirtschaftliche Daten und setzt sie in Kontext. Vom Angebot über die Abrechnung bis zur Auswertung: Das integrierte System zieht automatisch die dafür relevanten Projektdaten heran. Konsistente Daten verhelfen zu einer Steigerung der Projektqualität und beschleunigen kaufmännische Kernprozesse.

  • Maximale Flexibilität

    Die vollständig webbasierte Projektcontrolling Software ermöglicht einen flexiblen, standortunabhängigen Zugriff auf das System. ABACUS bietet flexible Bereitstellungsoptionen und Finanzierungsmodelle: Sie können die Lösung lokal auf firmeneigenen Servern oder extern in einem Rechenzentrum betreiben. Sie haben die Wahl zwischen Investitionskosten und laufenden Betriebskosten.

  • Planmäßiger Produktivstart

    Ein hohes Maß an Standardisierung; Prozessverständnis und Methodensicherheit sorgen dafür, den Aufwand sowie den Ressourcenbedarf gering zu halten und die Software reibungslos zu implementieren. Die Gesamtlösung wird in einem überschaubaren Zeitrahmen termin- und budgettreu eingeführt.

Highlights

ABACUS allprojects vereinfacht Arbeitsabläufe, harmonisiert Geschäftsprozesse und schafft eine einheitliche Informationsbasis für projekt- und entscheidungsrelevante Themen.

Business Intelligence

Die Auswertung von Leistungskennzahlen (KPI) liefert schnelle Antworten zu zentralen Fragestellungen. Mit dem flexiblen Management Cockpit kann das Controlling ungenutzte Potenziale identifizieren, Zusammenhänge erkennen und Chancen nutzen.

Automatisierte Abrechnungen

Vollständige, prüffähige Rechnungen können per Knopfdruck erstellt werden. Als integriertes System führt ABACUS dafür automatisch alle projektrelevanten Daten zusammen. Mit tagesaktuellen Informationen zu Leistungs- und Abrechnungsständen, Profitabilität und Kapazitätsauslastung haben Sie Ihr Geschäft im Griff.

Gesamtpaket im Detail

Das Gesamtlösungspaket ABACUS allprojects wurde so konzipiert, dass es alle Funktionen für eine sichere Projektsteuerung abdeckt: Für durchgängige Geschäftsprozesse vom Angebot über die Auftragsabwicklung bis zur Abrechnung und Auswertung.

  • Honorarermittlung und Angebot

    Angefragte Leistungen und Kosten können exakt und einfach kalkuliert werden: nach HOAI, Pauschalen, Aufwand oder freien Leistungsverzeichnissen. Besondere Leistungen wie Pauschalhonorare, Nachweisleistungen oder fest vereinbarte Einzelpreise bildet das System ebenso ab Zu- und Abschläge.

    Die Aufwandskalkulation als Instrument zur Honorarfestlegung und Planung schafft Kostensicherheit. Nebenkosten lassen sich nach Aufwand verrechnen oder pauschal veranschlagen. Die integrierte DIN 276 ermöglicht die Ermittlung der anrechenbaren Kosten und ist damit die Ausgangsbasis für die Honorarermittlung.

    Mithilfe von Musterverträgen können Angebote zeitsparend erstellt werden. Diese enthalten firmenspezifische Angaben wie Kosten- und Verrechnungssätze, Leistungsarten und Zugriffsrechte, die für ein neues Angebot übernommen werden. Selbst diffizile Honorarverträge, die häufiger gestellt werden, können hinterlegt werden.

  • Projektplanung

    Mit ABACUS allprojects lassen sich alle Leistungsphasen in Arbeitspakete aufteilen oder zusammenfassen. Einzelne Projektphasen können Sie mithilfe von Arbeitspaketen auf der Zeitachse planen. Das Gantt-Diagramm zeigt die gesamte Projektplanung mitsamt den gesetzten Meilensteinen an.

    Mithilfe der Detailplanung arbeiten Sie einen differenzierten Ressourcenplan auf Mitarbeiterebene aus. Die Mitarbeiter-Einsatzplanung unterstützt Sie dabei, Ihre Ressourcen effektiv zu managen. Verknüpft mit dem ABACUS Reporting haben Sie stets eine aktuelle Kapazitätsplanung und so jederzeit die Auslastung im Blick. Auswertungen geben detailliert Auskunft zu Arbeitszeiten und über Leistungsnachweise.

    Ein zentrales Instrument des Projektmanagements stellen die Zahlungspläne dar: damit können sämtliche Zahlungseingänge terminiert werden. Der Zahlungsplan eines Projekts führt Zeitpunkte, die Höhe und die Debitoren aller vorgesehenen Zahlungen auf und bestimmt damit den Liquiditätsplan.

  • Nachtragsmanagement

    In der Praxis werden nicht selten unbezahlte Zusatzleistungen erbracht: Der Preis dafür ist hoch und geht zu Lasten der eigenen Projektergebnisse und des gesamten Projekterfolgs. Durch die Etablierung eines effektiven Nachtragsmanagements gehören Verluste bzw. Fehlbeträge der Vergangenheit an.

    ABACUS allprojects ermöglicht die Erfassung von Nachträgen in jeder Projektphase. So wird sichergestellt, dass jede erbrachte Leistung dokumentiert und abgerechnet werden kann. Wenn eine zusätzliche Leistung erbracht werden muss, kann diese im System als Pauschale, Nachweisleistung oder in Form eines Zuschlags erfasst werden.

    Daraufhin können Nachträge in der Leistungserfassung eingetragen und in der Abrechnung ausgewiesen werden. Damit die Prüffähigkeit der Nachträge jederzeit gewährleistet ist, können diese mit Kommentaren in der Leistungserfassung versehen werden; sämtliche Nachträge lassen sich separat abrechnen.

  • Fremdleisterverwaltung

    Mit der Fremdleisterverwaltung organisieren Sie die Vergabe von einzelnen Leistungsphasen oder Teilleistungsphasen an Subunternehmen und behalten die Fremdkosten im Blick: Auswertungen liefern einen schnellen Überblick, welche Fremdleistungen beauftragt und welche bereits erbracht wurden, welche Bestellungen offen sind und ob sich die Kosten im Budgetrahmen bewegen.

    Managen Sie mit der ABACUS Fremdleisterverwaltung sämtliche Aufträge an externe Dienstleister einfach und nachvollziehbar. Zu vergebende Leistungen, prozentuale Anteile mehrerer Subunternehmen, Sicherheitseinbehalte oder Koordinationsabzüge werden direkt auf den Projekten definiert und als Vergabe in die Bestellabwicklung übermittelt.

  • Leistungserfassung

    Um Kosten, Budget und Leistungsstände immer im Blick zu behalten, ist eine konsequente Projektdokumentation unverzichtbar. Mit der integrierten, klar strukturierten Leistungserfassung werden nicht nur Arbeitszeiten präzise dokumentiert: über die ebenfalls hier geführten Mitarbeiterstammdaten werden Zeitkonten, Leistungsnachweise und die Urlaubsverwaltung organisiert. Das Programm ermöglicht die vollständige Erfassung aller Leistungen, Spesen und Reisekosten sowie Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit.

    Die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit erbrachter Leistungen bildet die Basis für prüffähige Rechnungen. Einmal im System erfasste Leistungen gehen nicht mehr verloren und werden zur Abrechnung vorgeschlagen. Der beigefügte Leistungsnachweis enthält alle wesentlichen Angaben zu erbrachten Nachweisleistungen und zu Reisekosten. Während der Projektabwicklung können (Abschlags-)Rechnungen für teilfertige Leistungen problemlos per Knopfdruck erstellt werden.

  • Rechnungsstellung und Forderungsmanagement

    Vollständige, prüffähige Rechnungen können per Knopfdruck erstellt werden. Als integriertes System verknüpft automatisch alle projekt- und abrechnungsrelevanten Informationen, die sich auf den entsprechenden Vertrag beziehen. ABACUS allprojects rechnet neben den auf den Arbeitspaketen erbrachten Leistungen mit verifiziertem Leistungsstand auch alle bis zum Rechnungsstellungsdatum erbrachten Nachweisleistungen, Pauschalen – und sofern abrechenbar – die kumulierten Reisespesen ab.

    Erstellte Rechnungen werden automatisch in der elektronischen Ablage hinterlegt und im integrierten Forderungsmanagement als offene Posten geführt. Im Programm Forderungsmanagement können Zahlungseingänge erfasst und offene Posten kundenspezifisch gemahnt werden.

  • Auswertung und Projektcontrolling

    Jederzeit verfügbares, tagesgenaues Datenmaterial über Projekte, Aufwände, Erlöse und Profitabilität zählt zu den Schlüsselfaktoren erfolgreicher Unternehmen. Mit den flexiblen ABACUS Auswertungen müssen Sie nicht erst umständlich Daten aufbereiten oder diverse Formate zusammen führen. Das dynamische Reporting erzeugt alle erforderlichen Auswertungen mit beliebigem Detaillierungsgrad in Echtzeit.

    Tagesaktuelle Informationen zu Leistungs- und Abrechnungsständen, Profitabilität und Kapazitätsauslastung halten Sie auf dem Laufenden. Das ABACUS Reporting bietet ein präzises und aktuelles Porträt: vom Projektstatus bis zur Gesamtleistung des Unternehmens. Berichte und Analysen können systemweit versendet werden: bestimmte Gruppen, Abteilungen oder Personen des Unternehmens erhalten so automatisch wichtige Informationen.

  • Adressverwaltung

    Mit dem integrierten ¬Adressmanagement (CRM) steuern Sie systematisch alle für das Unternehmen relevanten Beziehungen zu Kunden, Partnern, Subunternehmen oder freien Mitarbeitern. Die Adressverwaltung schafft zahlreiche Synergien für ein vernetztes Arbeiten und strukturierte Arbeitsabläufe. Jede Interaktion im Zusammenhang mit Interessenten oder Kunden ist nachvollziehbar – von der Adresserfassung über die Angebotsphase bis zum Projektabschluss.

    – Kontakt- und Terminmanagement
    – Serienbriefe und Serien-E-Mails
    – Zentrale Aufgabenverwaltung
    – Verkaufschancen* überwachen

    *Als Verkaufschance bezeichnet man die Möglichkeit, einen Interessenten für ein Produkt oder eine Dienstleistung in einen tatsächlichen Kunden zu verwandeln.

  • Business Intelligence

    Das integrierte Business Intelligence Tool Qlik Sense ermöglicht eine moderne, graphische Datenvisualisierung. Die Auswertung von Leistungskennzahlen (KPI) liefert schnelle Antworten zu zentralen Fragenstellungen, Diagramme zeigen Abweichungen auf einen Blick an. Die Drill-Down-Technologie ermöglicht eine Untersuchung von Daten bis zum Ursprungsbeleg. Neben zahlreichen Standardauswertungen können sämtliche Datenbankfelder der ABACUS Software für individuelle Analysen herangezogen werden. Mit dem flexiblen Management Cockpit kann das Projektcontrolling ungenutzte Potenziale identifizieren, Zusammenhänge erkennen und Chancen nutzen. Für die mobile Datenanalyse kann Qlik Sense auch per App genutzt werden.

  • Dokumentenmanagement

    Mit dem integrierten ABACUS Dokumentenmanagement ordnen Sie alle relevanten Unterlagen direkt dem jeweiligen Vorgang. In der Datenbank können Dokumente und E-Mails abgelegt werden. Diese stehen systemweit zur Verfügung und lassen sich mit dem lokalen Anwendungsprogramm öffnen und bearbeiten. Die dort abgelegten Informationen werden in die tägliche Sicherung mit einbezogen; buchungswirksame Dokumente werden revisionssicher archiviert. Dank der elektronischen Ablage haben Sie immer die richtige Information zur richtigen Zeit griffbereit.

Mobiles Management

Neue Technologien verändern tradierte Arbeitswelten: sie schaffen Flexibilität und vereinfachen administrative Abläufe. Mit der ABACUS App AbaCliK (iOS und Android) begegnen Sie den Herausforderungen einer modernen, agilen Arbeitswelt und vernetzen Wertschöpfungsprozesse effektiv. Mit dem mobilen Aufgaben- und Leistungsmanagement von ABACUS haben Sie auch von unterwegs Zugriff auf aktuelle Daten.

AbaCliK für Smartphones

AbaCliK unterstützt, digitalisiert und vereinfacht Spesen-, Leistungs- und ESS-Prozesse: Angaben dazu können mit der App auch offline mobil erfasst und später synchronisiert werden. Die App ist kostenlos, erfordert keine Registration und enthält keine Werbung. Erst für die Synchronisation mit der ABACUS Software fallen Gebühren an.

  • Spesen erfassen

    Spesenerfassung ohne Zettelwirtschaft: Mit AbaCliK können Sie Belege fotografieren und mit Angaben wie Spesenart, Projekt, Zahlungsart oder Kommentar versehen. Belege werden durch die Software digital signiert und müssen nicht mehr aufbewahrt werden.

  • Arbeitszeit erfassen

    Die Leistungserfassung ermöglicht es, geleistete Arbeitsstunden, gefahrene Kilometer und weitere Arbeiten mobil auf Projekte oder Kunden zu erfassen. Die Leistungen können manuell, über einen Timer oder mittels Barcode erfasst werden.

  • Mobile Freigabeprozesse

    AbaCliK ermöglicht die Kontrolle und Freigabe von Kreditorenrechnungen, Spesenanträgen und Abwesenheiten über die integrierte Aufgabenfunktion. Mit der integrierten Visumskontrolle werden Freigabeprozesse beschleunigt.

AbaClocK – Moderne Zeiterfassung

Mit AbaClocK erfassen Angestellte Ihre Arbeitszeiten schnell und einfach. Ein oder mehrere stationäre iPads dienen als Terminal. Dort melden sich die Mitarbeitenden mit einem Badge an und ab und registrieren so ihre Präsenzzeiten und Pausen.

  • Arbeitszeiten im Überblick

    Mitarbeitende melden sich mit einem Badge beim AbaClocK Terminal an und ab und erfassen so ihre Arbeitszeiten und Pausen. Die Identifikation am Terminal erfolgt mittels berührungslosen RFID-Ausweiskarten. Der Mitarbeitende sieht auf dem Terminal von AbaClocK seine aktuelle Soll-, Arbeits- sowie Gleitzeit und Urlaub. Dadurch behalten die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten im Überblick.

  • Anwesenheitsliste

    Werden die Zeiten mit der Abacus Business Software synchronisiert, steht eine Anwesenheitsliste zur Verfügung. Sobald sich ein Mitarbeitender mit seinem Badge anmeldet, ist in der Abacus Software sofort ersichtlich, dass die Person anwesend ist.

Case Studies

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Die flexibel skalierbare ERP-Software für synchronisierte Geschäftsprozesse, optimierte Abläufe und einfache Zusammenarbeit: Mit wichtigen Funktionen für Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Personalwesen.

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  • Projekt- und Unternehmenssteuerung
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