Digitale Transformation durch Shared Services

Regulatorische Änderungen und ein wachsender Bedarf, immer größere Datenmengen zu verarbeiten, forcieren Themen wie die Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen. In Zeiten des Wachstums und Wandels (Change Prozesse) zählen Flexibilität in der Anpassung und Skalierbarkeit der Geschäftsprozesse zu den Kernanforderungen. Ein wichtiges Instrument, um die Herausforderungen der Digitalisierung mit steigenden Datenvolumina zu beantworten, ist der Einsatz von Shared Service Centern als sogenannte digitale Support-Plattformen.

Prozessharmonisierung mit webbasierter Enterprise Lösung

Die Prozesse vieler deutscher Mittelstandsunternehmen sind geprägt durch langjährig gewachsene, heterogene IT-Landschaften. Sofern ein Unternehmen noch nicht in eine durchgängige ERP-Lösung und Prozessintegration investiert hat, wird es früher oder später mit diesem Umstand konfrontiert. Die BFT-Gruppe war an diesem Punkt angekommen: „Durch den Einsatz verschiedener heterogener Systeme hatten wir keine homogenen Prozesse und kein einheitliches Reporting“, sagt CFO Reif-Lemke.

Das Unternehmen verfolgte mit der Strategie der Prozessvereinheitlichung und -standardisierung Effizienzeffekte und Qualitätssteigerungen. Vor diesem Hintergrund sollte die fragmentierte Softwarelandschaft im Hause BFT durch ein integriertes System substituiert werden. Die moderne, vollständig webbasierte  Lösung Abacus allprojects überzeugte das Ingenieurbüro – auch im Hinblick auf dessen Zukunftsfähigkeit.

Zielsetzung: Bessere Organisation und Planung

Der Diplom-Bauingenieur und Kaufmann Björn Reif-Lemke zeichnet für den Aufbau und die Geschäftsführung des Shared Service Centers verantwortlich. Ziel der Etablierung der BFT Service GmbH war die Bündelung, Zentralisierung und Automatisierung interner Dienstleistungsprozesse. Denn: aus Medien- und Systembrüchen resultieren häufig ineffiziente und teure Prozesse sowie fehleranfällige Arbeitsabläufe.

Durch das neue Organisationsmodell und die damit verbundene digitale Transformation sollten Kostensenkungen und Wachstumschancen realisiert sowie die unternehmensweite Transparenz erhöht werden. Im Fokus der Restrukturierung standen Geschäftsprozesse aus der Finanzbuchhaltung, des Controllings und dem Projektmanagement. Mit der Neueinführung der Software sollte auch der Abschlussprozess gestrafft und ein automatisiertes Berichtswesen eingerichtet werden.

Automatisierung von Prozessen: Potenziale erkennen, Profitabilität steigern

Die Identifizierung von Optimierungspotenzialen und deren Umsetzung wird für Unternehmen zunehmend wichtiger: Eine interne Leistungsverrechnung schafft die dafür notwendige Kosten- und Leistungstransparenz. Für den Aufbau der Leistungsverrechnung galt es zunächst einen umfassenden Leistungskatalog samt prozentualer Verteilschlüssel und Verrechnungsmethode zwischen den operativen Gesellschaften und dem Shared Service zu definieren. Die Management- und Controlling-Software bildet heute bei der BFT Geschäftsprozesse von der Angebotserstellung über die Auftragsabwicklung, die Fakturierung und das damit verbundene Formularwesen ab. Abacus allprojects unterstützt zahlreiche Prozesse des Shared Service Centers, darunter:

• die Verrechnung zentral eingekaufter Dienstleistungen und Waren an die operativen Gesellschaften
• die Verrechnung von internen Leistungen zwischen den operativen Gesellschaften
• Service-Level-Verrechnungen der BFT Service GmbH an die operativen Einheiten

„Die vollautomatische Leistungsverrechnung gestaltet sich wesentlich effizienter als die manuelle Prozessvariante: wir sparen uns damit gut zwei Arbeitstage pro Monat“, meint Reif-Lemke. Ein weiteres Beispiel für die Zentralisierung der Leistungen ist das Workflow-Management von Ein- und Ausgangsrechnungen: Abrechnungen werden automatisch erzeugt und per Monatsende auf Knopfdruck an die jeweiligen Partnergesellschaften verrechnet. Abrechnungsvorschläge können dezentral in den Freigabeprozess der Fakturierung übergeben, zentral ausgelöst und revisionssicher archiviert werden. Weiterhin vereinfacht ein zentraler Mahnprozess mit Verteilung an die Projektleiter zur Prüfung und anschließendem Versand das OP-Management. Die Vereinheitlichung und Optimierung des Abschlussprozesses erfolgte über den Aufbau einer unternehmensweiten, standardisierten Kostenrechnung mit drei Deckungsbeitragsstufen und einem Konzernkontenplan.

Damit wurden die Rahmenbedingungen für eine konsolidierte Bilanz geschaffen; der Konzernabschluss soll zukünftig in dem eigens dafür angelegten Geschäftsbereich ausgeführt werden.

Transparenz auf allen Ebenen

Informationen verlieren an Wert, je älter sie sind: darum sind Analysen und Auswertungen, die sich auf Echtzeitdaten stützen und zeitnahe Abschlussberichte zum Ergebnis einer Periode umso wertvoller. Entscheidungen sollten immer nur auf Informationen basieren, deren Qualität und Aussagekraft vom Management eingeschätzt werden kann. „Mit Abacus allprojects stehen heute jedem Projektleiter standardisierte Auswertungen zur Projektverfolgung und als Basis für das Nachtragsmanagement zur Verfügung. Für die Geschäftsleitung werden übergreifende betriebswirtschaftliche Analysen zur Steuerung des Unternehmens erstellt“, so Geschäftsführer Reif-Lemke.

Die BFT bearbeitet pro Jahr durchschnittlich 1750 Projekte mit 170 Mitarbeitern; ein weiterer Aspekt für die Softwareauswahl war deshalb, dass diese verschiedene Arbeitszeitmodelle mit automatisierter Verwaltung der Zeitkonten darstellen kann. Abacus allprojects wird dem Ingenieurbüro darüber hinaus ab 2018 eine zentrale Verwaltung der Personalstammdaten inklusive Lohnabrechnung anbieten.

„Die Harmonisierung unserer Prozess- und Systemlandschaft hat uns viele Vorteile im Hinblick auf Effizienz und Transparenz gebracht. Wir sind schlanker und strukturierter aufgestellt. Mehrfache Datenerfassung und zeitaufwendige Verwaltungsarbeiten gehören der Vergangenheit an. Unsere Geschäftsprozesse sind transparenter und schneller, das sichert auch unsere Projektqualität“, fasst Björn Reif-Lemke zusammen.