Wander AG modernisiert Personalverwaltung und Lohnabrechnung mit Abacus

Ovomaltine zählt zu den helvetischen Markenikonen. Die Wander AG betreut neben Ovomaltine weitere bekannte Marken wie Caotina, Dawa und Isostar. Der Brotaufstrich „Ovomaltine crunchy cream“ erfreut sich mit einer Wachstumsrate von jährlich rund 20 Prozent seit Einführung vor zehn Jahren großer Beliebtheit. Ein Erfolg mit Folgen: Das Unternehmen hat beschlossen, rund zehn Millionen Euro in den Bau einer neuen Produktionsanlage für den Ovomaltine-Brotaufstrich am Sitz in Neuenegg bei Bern zu investieren. Werden heute davon jährlich zehn Millionen Gläser abgesetzt, sollen es in fünf Jahren fünfzehn Millionen werden. Damit wurden 2016 auch sechs neue Stellen geschaffen, die mit Hilfe des Abacus-Softwaremoduls für das Personalrecruiting rasch und effizient besetzt werden konnten.

Die Applikation ergänzt die Lohnsoftware und hilft bei der Personalsuche, indem sie eine Übersicht über die Bewerber erstellt und den HR-Verantwortlichen bei Wander so ihr tagtägliche Arbeit bei der Bewerberverwaltung erleichtert. Das bis vor kurzem eingesetzte Lohnbuchhaltungsprogramm entsprach nicht mehr den heutigen Anforderungen. Sämtliche Personalakten waren nur in Papierform verfügbar. Wurde ein Dokument benötigt, stand jedes Mal ein Gang ins Archiv an. Für das Management offener Stellen wurde Excel verwendet. Bei zwei bis drei freien Stellen im Monat seien mit bis zu 100 Bewerbungen große Datenmengen zusammenkommen, berichtet Sara Stoller, Verantwortliche der HR-Administration. Da zudem pro Stelle eine Excel-Datei geführt wurde, gab es auch keine Übersicht über Mehrfachbewerbungen und keine Bewerberhistorie

Lösung aus einer Hand gewünscht

Die bisherige Lohn-Software war eine proprietäre Lösung. 2015 fiel der Entscheid für eine Neuevaluierung. Die Human Resources-(HR)-Lösung sollte die Führung digitaler Personalakten unterstützen sowie ein Management für Personal Recruiting und eine vollintegrierte Lohn-Software enthalten. Dafür wurden mehrere HR-Systeme unter die Lupe genommen. Die Entscheidung fiel zu Gunsten der Abacus-Lösung aus. Anders als die Konkurrenz integriert sie die Module für die Lohnabrechnung, die elektronische Archivierung und das Bewerbermanagement nahtlos. Das bedeutet keine Schnittstellen zwischen den Anwendungen, eine zentrale Datenhaltung ohne Mehrfacherfassung sowie die einheitliche und intuitive Bedienung aller Funktionen. Mit der Abacus-Partnerin Customize standen Wander zudem Berater zur Seite, die einen großen Erfahrungsschatz bei Software-Einführungen mitbringen.

Eingebettet in Bewerbungsprozess

Als erster Schritt wurde eine mehrtägige Analyse über die Ist-Soll-Situation und die Personalprozesse durchgeführt. Dieser Workshop mit ersetzte das Erstellen eines Pflichtenhefts. Nach der Installation der Abacus Business Software in der Cloud, welche gemeinsam von Customize und Swisscom betrieben wird, wurden für die Digitalisierung der Personalakten die Dossiers von 250 Mitarbeitenden via Scanner und der AbaScan-Funktion von Abacus elektronisch erfasst und im Personalstammdatenprogramm abgelegt. Im nächsten Schritt wurde das Bewerbermanagement eingebaut. Dieses ist prozessgesteuert, für die Bearbeitung von Online-Bewerbungen ausgelegt und ermöglicht es, automatisch ein Stellenangebot direkt aus der Abacus-Software auf die Wander-Homepage  zu übertragen. So schätzt es die dafür Verantwortliche Stoller, dass nun alle online auf der Internet-Plattform eingereichten Bewerbungsunterlagen automatisch in die Abacus-Software übertragen werden und die bisher dafür nötige manuelle Datenerfassung entfällt.

Bei Wander treffen heute bereits 90 Prozent der Bewerbungen elektronisch ein. Die Einbettung von Automatisierungsprozessen in der Abwicklung sorgt jetzt für harmonische Abläufe: Alle eingehenden Bewerbungen werden zuerst gespeichert und von Stoller auf ihre Vollständigkeit überprüft. Dann erhält der für die offene Stelle verantwortliche Vorgesetzte eine E-Mail direkt aus dem System mit der Aufforderung, auf dem Portal MyAbacus die betreffende Bewerbung zu überprüfen. Je nach Beurteilung erhält die HR-Administration eine Meldung, wonach sie einen Bewerber telefonisch einlädt oder ihm eine schriftliche Absage schickt. Dieses Schreiben wird direkt aus der Software erstellt und verschickt.

Zeiterfassung und Cloudlösung

Seit Anfang 2017 ist die Abacus-Lohnsoftware mit eingebauter Schnittstelle zum Zeiterfassungssystem E3 bei Wander in Betrieb. Mit ihrer Hilfe werden pro Monat 250 Lohnabrechnungen erstellt und die meisten Mitarbeitenden per E-Mail und IncaMail darüber informiert. Dabei konnten auch die unternehmensweiten IT-Richtlinien der Konzernmutter umgesetzt werden: Die Lohnbuchhaltung ist nun von den übrigen Firmenlösungen getrennt und läuft wie die übrigen HR-Systeme als Cloud-Lösung in einem Rechenzentrum der Swisscom.

Fazit

Dank der Automation und Integration der Abacus-Lösung lässt sich bei der Bearbeitung der Bewerbungen die Hälfte der bisherigen Arbeitszeit einsparen, resümiert Sara Stoller. Zudem können heute bei entsprechender Berechtigung alle Personalakten unmittelbar aufgerufen und um Kommentare ergänzt werden. Dank Prozessautomation haben sich die Arbeitsabläufe laut Stoller vereinfacht. Sie darf auf ein erfolgreiches Jahr zurückblicken, da sie mit der Abacus-Software insgesamt 1000 Bewerbungen bearbeiten und damit 30 Stellen neu besetzen konnte. Indem sich Daten bei Neuanstellungen direkt übernehmen lassen, habe sich auch die Datenqualität im Personalstamm der Lohnsoftware verbessert, meint sie. Auch hat sie heute jederzeit eine Übersicht über Mehrfachbewerbungen und die Bewerberhistorie ist auf Knopfdruck verfügbar. Mit dem System ist die Personalabteilung zufrieden, urteilt Geschäftsleitungsmitglied Ueli Trachsel. Das sei nicht nur auf dessen einfache Handhabung zurückzuführen, berichtet er, sondern auch darauf, dass nun alle Unterlagen bei Bedarf online zur Verfügung stünden. Als Finanzchef freut es ihn zudem, dass sich die Kosten für die Lohnbuchhaltung senken und dank Cloudlösung die eigenen IT-Sicherheitsrichtlinien im vollen Umfang umsetzen lassen.