Zoologische Gesellschaft Frankfurt

Wer erinnert sich nicht an Bernhard Grzimek? Atemberaubend, die Bilder einer ungeahnten Artenvielfalt in „Serengeti darf nicht sterben“, unvergesslich seine Studioauftritte, stets in tierischer Begleitung. Der unbeirrbare Advokat der Umwelt gilt als Pionier der Öko-Bewegung, als Enzyklopädist einer faszinierenden Einzigartigkeit. Als Moderator der Fernsehserie „Ein Platz für Tiere“ lockte er ein Millionenpublikum vor den Bildschirm und rückte den Naturschutz als Erster ins deutsche Bewusstsein. Damit war er seiner Zeit voraus und legte den Grundstein für die internationalen Aktivitäten der Zoologischen Gesellschaft Frankfurt. Ein Erbe, das es zu bewahren und auszubauen gilt.

Entscheidung für ein einheitliches Projektcontrolling

Um den Naturschutz auf Grzimeks Spuren fortführen zu können, ist die Organisation auf Fördermittel, Spenden und Zuschüsse angewiesen. Die Entscheidung, ein weltweit einheitliches Projektcontrolling einzuführen fiel daher leicht: Mit dem Einsatz einer professionellen Lösung kann die Mittelverwendung klarer und effektiver gestaltet werden. Denn bis zu diesem Zeitpunkt wurde mit verschiedenen Tabellenkalkulations- und Projektcontrolling-Programmen gearbeitet. Das größte Manko daran: mangelnde Transparenz; eine konsolidierte Sicht auf Daten gab es nur in Form des Jahresabschlusses.

Reportings mit System

Einheitliche Systemstrukturen waren nicht vorhanden; das erschwerte nicht nur die Projektbearbeitung, sondern auch das gesamte Berichtswesen. Abgesehen davon, dass ein Projektcontrolling mit Tabellenkalkulation zu zeitintensiv und fehleranfällig ist. „Als Non-Profit-Organisation sind wir auf finanzielle Unterstützung angewiesen; unser oberstes Ziel ist es deshalb, eine transparente, effiziente und zweckmäßige Mittelverwendung zu gewährleisten. Ein professionelles Berichtswesen mit präzisem Ziffernwerk unterstützt uns dabei. Die Mittelgeber der ZGF können nun auf einen Blick sehen, wie und wofür ihre Gelder eingesetzt werden. Ein regelmäßiges, umfassendes Reporting verbessert zudem unsere Argumentationsbasis, um Drittmittel und Fördergelder zu akquirieren“, so Dr. Christof Schenck, Geschäftsführer der Zoologischen Gesellschaft.

Weltweite Projekte einheitlich Steuern

Ökosystemmanagement in der Serengeti, Naturschutz in Sambia, Simbabwe und Äthiopien oder Primatenschutzprogramm in Vietnam: Aktuell fördert und betreibt die ZGF rund 70 Naturschutzprojekte in 30 Ländern. Um diese globale Projektvielfalt entsprechend darstellen zu können, suchte die ZGF nach einer integrierten, webbasierten Software – die auch in entlegenen Teilen der Erde für die Mitarbeiter via Internet zugänglich ist. Gesucht wurde eine gehostete Lösung, die den gesamten Prozess vom Anlegen eines Projektes über die Budgetierung und Erfassung der Kosten bis hin zur Projektauswertung abbildete. Dafür erstellten die Frankfurter ein Lastenheft und definierten entscheidende Kriterien wie die weltweite Verfügbarkeit des Systems. Das Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen KPMG begleitete die Ausschreibung bis zur finalen Auswahl. Zehn Softwareanbieter kamen in die Vorauswahl, vier davon schafften es in die Präsentationsrunde, am Ende überzeugte Abacus allprojects das ZGF Management.

Denn die technologisch hochmoderne Lösung zeigt, was webbasierte Software bedeuten kann: Zugriff auf das System, jederzeit und von überall auf der Welt. Dank gehosteter Lösung muss sich die Organisation nicht um eine IT-Infrastruktur kümmern. Der Server steht in einem Hochleistungs-Rechenzentrum im schwäbischen Ulm – und Mitarbeiter aus Tansania können darauf zugreifen. Mit der On-Demand-Lösung spart sich die ZGF einen großen Aufwand für Administration, Wartung und Updates.

Bessere Transparenz für Projektkosten

„Mit der Lösung haben wir alles in einem System und jederzeit weltweit verfügbare, konsistente Daten“, begründet Dr. Schenck die Entscheidung. Eine Konsolidierung der gesamten Daten findet nach wie vor im Frankfurter Headquarter statt, um den deutschen Jahresabschluss nach HGB vorzulegen. Der Unterschied zu früher: „Wir haben nun ein viel genaueres Bild von unseren Projektkosten und sehen jederzeit, wo wir finanziell stehen – das hilft uns, unseren Haushaltsplan einzuhalten. Im Rahmen der Neueinführung harmonisieren und standardisieren wir unsere gesamten Finanzprozesse“, ergänzt Florian Becker-Gitschel, Head of Finance. Um Projekte einheitlich und ökonomisch steuern zu können, wurden Standardvorlagen definiert, die das Anlegen von Projekten, das Budgetieren und das Buchen von Kosten deutlich vereinfachen. Abacus allprojects deckt den Kernprozess des Projektcontrollings klar und einfach ab – von der ersten Erfassung bis hin zur Auswertung. Die englischsprachigen Erfassungsmasken für die weltweit agierenden operativen Einheiten wurden auf das Wesentliche reduziert und via Maskendesign angepasst.

Projektmanagement und Controlling in der Serengeti

Die Softwareeinführung fand in zwei großen Sequenzen statt: In einem ersten Schritt wurden in der Frankfurter Zentrale die sogenannten Key-User mit dem System vertraut gemacht. In einer zweiten Runde fand die Endanwender-Schulung in Afrika statt. Mit Reisepass und Schutzimpfung im Gepäck machten sich ein Team von Abacus und ZGF Frankfurt im Dezember auf nach Arusha (Tansania) und Addis Abeba (Äthiopien), um dort Workshops für die Endanwender abzuhalten. Auch wenn die Internetverbindung nicht immer ganz mitspielte fanden die Anwender schnell Zugang zu ihrem neuen Projektcontrolling-System. Das restliche Rollout findet etappenweise in Europa, Afrika, Südamerika und Südostasien statt.