PROjekt REAL

1999 bietet die PROjekt REAL GmbH im bayerischen Großwallstadt Ingenieurleistungen für die Planung, Herstellung und Unterhaltung von Infrastrukturanlagen an. Insbesondere die Bauüberwachung zählt zu den Kernkompetenzen des Ingenieurbüros – Hauptauftraggeber in diesem Bereich ist die Deutsche Bahn. Für sie und andere Betreiber von Schienenverkehrsanlagen stellt das Büro individuelle Projektteams zusammen und sorgt dafür, dass entsprechendes Personal auch nachts und an Wochenenden vor Ort auf den Baustellen ist.
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Dabei zeichnet sich das Unternehmen vor allem durch eine freie und flexible Zusammenarbeit mit erfahrenen, hoch qualifizierten Fachkräften aus. Eine der größeren Herausforderungen der PROjekt REAL liegt deshalb in der Ressourcen- und Einsatzplanung: um diese komplexe Anforderung effizienter managen zu können, suchten die Unterfranken ein zuverlässiges Instrumentarium – welches sie mit ABACUS allprojects gefunden haben.

Deutschlandweite Personaleinsatzplanung für Baustellen

Projekt REAL betreut deutschlandweit zahlreiche Baustellen – auf jeder davon müssen zum geplanten Einsatztermin die erforderlichen Ingenieure und Techniker präsent sein: wird die Bauüberwachung nicht lückenlos sichergestellt, so können seitens Auftraggeber Regressansprüche geltend gemacht werden. Verschiedene Arbeitszeitmodelle, Einsatz im Dreischichtsystem mit bundesländerspezifischen Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschlägen sowie komplexe Rahmenverträge gestalten die Lohnabrechnung und Rechnungslegung besonders diffizil.

Gesucht: Organisation und Controlling in einem

„Der Handlungsbedarf speziell in diesem Bereich war maßgebend“, sagt Geschäftsführer Michael Nutz. Und ergänzt: „Um als Unternehmen weiterhin wirtschaftlich und wettbewerbsfähig zu bleiben, galt es gerade bei dieser sensiblen Aufgabe die Hebel ansetzen.“ Das Thema Softwareumstellung stand schon länger auf der Agenda – Prozessverbesserungen und Einsparpotenziale gab es auch an anderen Stellen. Die übergeordneten Ziele hießen Konsolidierung und Optimierung; die konkreten Anforderungen an die neue Software lauteten: Verknüpfung der kaufmännischen Projektverwaltung zur Leistungserfassung und Lohnabrechnung, Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung sowie Kopplung der Einsatzplanung an den Leistungserbringungsprozess.

PROjekt REAL führt neben dem Hauptsitz fünf weitere Niederlassungen mit insgesamt 65 Mitarbeitern an den Standorten Kassel, Oberhausen, Neunkirchen (Saar), Halle (Saale) und Zwickau; als weiterer zentraler Punkt wurde darum die Etablierung eines Unternehmenscontrollings formuliert.

"Wir nutzen ABACUS allprojects als Software-as-a-Service – damit sparen wir uns die interne Administration sowie zusätzliche IT-Hardwarekosten."

Dipl.-Ing. Michael Nutz, GeschäftsführerPROjekt REAL
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ABACUS allprojects für Einsatzplanung und Lohnbuchhaltung

Die Softwareneueinführung wurde nach Evaluierung und Zielformulierung mit dem notwendigen Elan vorangetrieben – namentlich von Andrea Giseswki, Leiterin Finanzen, Controlling und administrativer Bereich. „Neben der Mitarbeiter-Einsatzplanung hatten wir noch andere interne Baustellen, die mehr Transparenz erforderten und darum der Restrukturierung bedurften“, sagt Gisewski.

„Entscheidend war insbesondere der Aufbau eines Kostenrechnungsmodells, mit dem wir das Unternehmen über alle Standorte hinweg sicher führen können. Ein Grund, warum wir uns schließlich für ABACUS entschieden haben: es ist die einzige Branchenlösung am Markt mit integrierter Einsatzplanung und integrierter Finanzbuchhaltung“, so Andrea Gisewski. Ein weiterer wichtiger Punkt: die modular aufgebaute Lösung ist komplett webbasiert. „Wir nutzen ABACUS allprojects als Software-as-a-Service und sparen uns damit die interne Administration sowie zusätzliche IT-Hardwarekosten. Überhaupt sind die Kosten im Miet-modell transparent und skalierbar – das hat uns überzeugt“, erläutert Geschäftsführer Michael Nutz die Entscheidung.

Einfachere Planung, mehr Ressourcen

Mittlerweile hat das Ingenieurbüro mit ABACUS allprojects eine umfangreiche Kostenrechnung samt Ermittlung der Verrechnungssätze etabliert. Damit hat das Unternehmen erstmals eine Online-Steuerungsgröße mit jederzeit verfügbaren Echtzeitdaten. Andrea Gisewski dazu: „Die firmenweit aufgesetzte Kostenrechnung liefert uns zuverlässige Werte zur aktiven Unternehmenssteuerung – das wird von allen Niederlassungsleitern positiv angenommen. Die gesamte Vor- und Nachkalkulation der Stundensätze von Mitarbeitern dauert inzwischen nur noch 1,5 Stunden statt drei Tage.

Ein absoluter Gewinn ist auch das neue Management Reporting, das monatlich auf Basis einzelner Reports wie der BWA, des Honorarkostenvergleichs oder Kostenstellenreports, zusammengeführt und an die Geschäftsleitung versendet wird. Hier haben wir einen hohen Mehrwert durch Informationsgewinn zur Unternehmenssteuerung erreicht; derart fundierte Auswertungen hatten wir vor der Einführung von ABACUS nicht“, so Gisewski.

Überzeugende Vorteile für Buchhaltung und Personalplanung

Die zentralen Anforderungen konnten mit ABACUS allprojects gelöst werden – etwa eine strukturierte Darstellung komplexer Rahmenverträge als Business Modelle (inklusive mehrstufiger Preisschemen). Die verschiedenen Arbeitszeitmodelle sowie alle Varianten von Schichtmodellen werden heute in einem standardisierten Prozess abgebildet. „Wir hätten nicht gedacht, dass die Umstellung der Zeiterfassung so problemlos vonstattengehen wird.

Auch die Buchhaltung läuft reibungslos – Zahlungen können problemlos vorgenommen, Ausgangsrechnungen geschrieben und deren Zahlungseingang verbucht werden, “ bilanziert Michael Nutz. Vor allem der Prozess der monatlichen Lohnabrechnung sei zu erwähnen: „Der Abgleich von Plan- und Ist-Daten sowie die daraus resultierende Vergütung kann nun sehr viel schneller als zuvor mit deutlich weniger Lohnkorrekturen durchgeführt werden,“ so der Geschäftsführer.

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