DAHLEM am Puls der Digitalisierung

Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Mit Blick auf die lange Tradition der Ingenieurskunst stellt Dahlem fest: „Bauprojekte erreichen eine immer höhere Komplexität. Die verschiedenen integrierten Gewerke eines Objekts sowie erforderliche Bauabläufe und Schnittstellen sind immer schwieriger zu erfassen“. Um diesen Herausforderungen angemessen begegnen zu können gilt es, mit technologischen Neuerungen Schritt zu halten. In der Welt des Entwerfens, Realisierens und Betreibens stellt Building Information Modeling (BIM) eine zeitgemäße Arbeitsmethode dar. Gleiches galt es im kaufmännischen Bereich zu realisieren: Weg von Insellösungen hin zu einem digitalen System mit integrierter Finanzbuchhaltung.

Vereinheitlichung unterschiedlicher Systeme

Das auf die Wasserwirtschaft spezialisierte Ingenieurbüro hatte über die Jahre verschiedene Systeme angeschafft: Einzellösungen, die nicht miteinander korrespondierten. Das führte zwangsläufig zu redundanter Datenhaltung und Mehraufwand durch Mehrfacheingaben. Die mehrfache, manuelle Erfassung erhöhte das Fehlerrisiko und führte letztendlich zu mangelnder Prozesssicherheit und inkonsistenten Abläufen. Dahlem agiert heute mit 120 Mitarbeitern an mehreren Standorten. In den vergangenen Jahren zog vor allem das internationale Geschäft stark an. Das kontinuierliche Unternehmenswachstum erforderte schließlich einen Wandel der Strukturen und Abläufe. „Ohne unmittelbaren Zugriff auf aktuelle, aggregierte Daten hatten wir kaum zuverlässige Steuerungsmöglichkeiten“, erläutert Controlling Leiter Markus Küppers die Ausgangslange. „Der Handlungsbedarf war evident, die Prozesse und Daten mussten vernetzt werden um eine einheitliche Informationsbasis zu etablieren“, so Küppers.

Die digitale Transformation

Gesucht wurde eine Lösung, die die vollständige Prozesskette vom Angebot bis zur Abrechnung abbildete. Zu den formulierten Kriterien zählten außerdem die Möglichkeit, aussagefähige Ad-hoc-Auswertungen erstellen zu können sowie die Integration einer zentralen Kosten- und Ergebnisrechnung. Abacus allprojects überzeugte als integriertes System mit vernetzten Abläufen im Bereich der Projektverwaltung, der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung. Die Software punktete außerdem mit Erweiterungsmöglichkeiten – wie etwa der Lohnbuchhaltung. „Insbesondere in der Darstellung des Projektteils haben wir uns mit unseren Anforderungen wiedergefunden, das hat uns die Entscheidung vereinfacht“, fasst Küppers zusammen.

Zukunftsweisende Stellschrauben drehen

Tatsache ist, dass noch immer zahlreiche Ingenieurbüros im Controlling mit manuell gepflegten Excel-Listen oder eigenprogrammierten Datenbanken arbeiten. Es besteht Nachholbedarf beim Einsatz integrierter IT-Lösungen, denn: eine Investition in die digitale Transformation im Bereich Controlling bringt viele Vorteile mit sich. Die Aktualisierung und Bearbeitung von Excel-Listen fordert einen hohen zeitlichen Ressourcenaufwand und liefert am Ende qualitativ mangelhaftes Datenmaterial. Ziel sei es darum, die Weichen für die Zukunft zu stellen.

Vorteile webbasierter, digitaler Lösungen

Webbasierte, integrierte Lösungen bieten klare Verbesserungsmöglichkeiten im Hinblick auf die Faktoren Zeit, Ressourcen und Datenqualität. Ein Vorteil, den auch Jörg Müller, Kaufmännischer Leiter bei DAHLEM, zu schätzen weiß: „Mit der Einführung von ABACUS allprojects steht uns jederzeit eine aktuelle Ergebnisrechnung pro Standort und Gesamtunternehmen zur Verfügung. Im Vergleich zu unserer früheren BWA liefert uns die Ergebnisrechnung darüber hinaus eine klare Auskunft über Projektergebnisse pro Standort sowie innerhalb des Gesamtunternehmens.“

Die innerbetriebliche Leistungsverrechnung läuft zudem voll automatisiert ab – ein enormer Nutzen, den die integrierte Lösung mit sich bringt. „Vorher haben wir die erbrachten und erhaltenen Leistungen zwischen den Standorten manuell ermittelt, ausgewertet und in der Finanzbuchhaltung gebucht. Mit der Leistungserfassung funktioniert das heute deutlich schneller und einfacher, da sich das System die Buchung „merkt“, bewertet und automatisch in die zentrale Kostenrechnung übermittelt“, so Müller.

„ABACUS bietet uns vielfältige Möglichkeiten der Datenanalyse. Wir erstellen uns nun individuelle Auswertungen selbst“, sagt Müller. Die Abbildung durchgängiger Projektprozesse inklusive automatisierter Fakturierung und nahtloser Überführung in die Fi-nanzbuchhaltung bietet dem Ingenieurbüro heute einen weitaus transparenteren Blick auf das Unternehmen: Konsistente Daten geben jederzeit eine klare Auskunft zum Stand der Dinge. Die Lösung bildet außerdem Personalprozesse samt Zeitkonten und Überstundenregelungen ab und verknüpft diese.

Einfaches Management der Lohnbuchhaltung

Ab Juni 2016 startete Dahlem als Pilotkunde für die Lohnbuchhaltung. Ein komplexes Thema, das viel Fingerspitzengefühl, Fachwissen und Prozesssicherheit erfordert. Doch die Motivation zur Integration der Entgeltabrechung war groß: Die Einzellösung für den Lohn verursachte einen Bruch in der Systemlandschaft und führte so immer noch zu einer doppelten Datenhaltung – die ja mit der Konsolidierung ausgemerzt werden sollte. Die bisherigen Stammdaten wurden komplett in das Abacus Lohn Modul migriert; das Ergebnis: ein zentraler Personalstamm, der die doppelte Datenpflege hinfällig macht.

Die Umstellung auf EBICS ermöglicht es Unternehmen, den SEPA-Zahlungsverkehr internetbasiert schnell und flexibel abzuwickeln. „Wir haben nun den ersten gemeinsamen Jahreswechsel im Lohn hinter uns – damit ist die Feuerprobe bestanden. Wir sind zufrieden mit dem bisher erreichten und der hervorragenden Zusammenarbeit mit dem Abacus Team. An der einen oder anderen Stelle werden wir noch gemeinsam mit Abacus verschiedene Anpassungen im Programm vornehmen. Als Pilotkunde können wir unsere Erfahrungen und unser Know-how einbringen und freuen uns, wenn Anregungen umgesetzt werden. Davon profitieren beide Seiten ebenso wie zukünftige Anwender“, so Müller.