Funktionen
Scanning von Originaldokumenten
- Zeitsparendes scannen von Dokumenten wie Rechnungen oder Bestätigungen mittels Barcodeetikette oder im Dialog via integrierter Inbox
- Gescannte Belege werden automatisch den relevanten Geschäftsfällen zugeordnet
- Einfaches Auffinden von Originalbelegen
- Elektronische Signatur garantiert Unveränderlichkeit nach Verarbeitung
- Umfassende Kontrollmöglichkeiten während der Verarbeitung von Belegen
Archivierung von Dokumenten
- Automatisches speichern von erstellten Dokumenten wie Rechnungen, Mahnungen, Bilanzen, Reports ins die gewünschte elektronische Akte (Dossier) und / oder ins Archiv
- Automatisches Speichern einer Kopie, z.B. der Lohnabrechnung, ins jeweilige Mitarbeiterdossier
- Drag & Drop von Dokumenten ins gewünschte ABACUS-Archiv aus Windows-Explorer
- Speichern von Dokumenten direkt aus Microsoft Office-Programmen (Office Plugin)
- Inhalte aus Dossiers kontrolliert in jahresabhängige Archive auslagern
- Archivierte Dokumente können nicht mehr gelöscht werden und sind unveränderbar gespeichert gemäß gesetzlichen Vorschriften
Elektronische Signaturen
- Sicherstellung von Authentizität und Integrität der Dokumente und Auswertungen, die in der ABACUS Software erstellt wurden
- Digitale elektronische Signatur (Public Key Verfahren) gemäß gesetzlichen Anforderungen
Effizientes Suchen und Finden
- Suche mit Stichworten dank Volltextindexierung der Daten und Dokumente in den Archiven und Dossiers
- Einsicht und Zugriff auf die gespeicherten Originaldokumente durch die Benutzerverwaltung geregelt
Originalbelegnachweis
- Doppelklick auf eine Buchung in Auswertungen der Finanzsoftware, um zugeordneten Originalbeleg sofort anzuzeigen (lückenloser Belegnachweis)
